Superflori App: programul pentru magazinul de flori care îți face NIR-ul și e-Factura singur

Hai să fim sinceri. Cât timp pierzi tu, ca florar, cu hârtiile? Descarci facturile de la furnizori, le treci în caiet, calculezi adaosul cu pixul, faci NIR-ul de mână. Iar la sfârșit de lună te uiți la florile ofilite din frigider și nu știi ce să faci cu ele pe acte.

Iar comenzile? Pe un bilețel lipit la casă. Sau în cap.

Excelul și caietul te-au dus până aici, e adevărat. Dar nu te duc mai departe. De la 1 iulie 2024, toate facturile B2B din România trec obligatoriu prin e-Factura. Nu mai e opțional. Și aici intră în joc un program dedicat pentru magazinul de flori.

De ce un florar are nevoie de un program, nu de un caiet

Pentru că o florărie nu e doar vânzare de buchete. E gestiune, e conformitate fiscală, sunt acte. Iar florile sunt marfă perisabilă, ceea ce complică lucrurile față de orice alt magazin.

Superflori App e un sistem de management gândit special pentru florării. Te ține de mână prin tot fluxul administrativ, de la recepționarea facturilor din SPV până la procesele verbale de distrugere pentru florile pe care nu le-ai mai putut vinde. Fără jargon tehnic. Cu ghiduri pas cu pas, scrise pe limba ta.

Face parte din ecosistemul Superflori X, construit de la floriști pentru floriști. Adică de oameni care știu cum miroase un depozit la 6 dimineața înainte de Mărțișor. Dintre programele pentru magazinul de flori, puține sunt scrise efectiv pentru un florar, nu pentru un contabil.

Comenzi și rețete de buchete, fără calcule pe hârtie

Aici începe partea de zi cu zi. Aplicația te lasă să înregistrezi fiecare vânzare, de la buchetul simplu cumpărat din magazin până la aranjamentul complex cu livrare programată.

Totul se sprijină pe două lucruri legate între ele: catalogul de produse (articolele tale individuale, adică flori, ambalaje, accesorii) și rețetele (buchetele și compozițiile definite din articolele din catalog).

În catalog, fiecare articol are nume, preț de vânzare, cost de achiziție și cotă TVA. Sistemul are grijă de tine: nu te lasă să salvezi un articol cu prețul de vânzare mai mic decât costul de achiziție. Adică nu te lasă să vinzi în pierdere din neatenție.

Apoi vin rețetele. O rețetă e o definiție reutilizabilă pentru un buchet sau un aranjament. Aduni articolele din catalog cu cantitățile lor, adaugi note de preparare dacă vrei, și gata. Partea frumoasă? Rețeta nu stochează prețul, ci se recalculează în timp real, pe baza prețurilor curente din catalog. Crește prețul la trandafiri? Toate buchetele care folosesc trandafiri se actualizează automat. Costul și profitul se calculează singure.

Gata cu standardizarea făcută din memorie și cu prețul scos din burtă.

Comanda nouă, în sub un minut

O comandă e o înregistrare a unei vânzări: cine cumpără, ce produse, când se livrează, cum se plătește. O creezi în câțiva pași simpli.

• Deschizi „Comandă nouă” și pui numele clientului, data și, opțional, ora de livrare.
• Adaugi produse: fie rețete din catalogul tău, fie produse personalizate ad-hoc.
• Treci note dacă e nevoie, cum ar fi adresă, telefon, preferințe.
• Setezi statusul comenzii și statusul plății (plătit, neplătit sau parțial, cu sumă de avans).

Atât. Toate datele de vânzare într-un singur loc, sortate după data livrării. Schimbi statusul pe măsură ce lucrezi și știi exact ce ai de făcut azi. Are sens, nu?

e-Factura primită din SPV, fără să mai intri pe portalul ANAF

Aici se vede cu adevărat ce înseamnă automatizarea magazinului de flori. SPV-ul e, practic, un fel de „inbox fiscal” al firmei tale. Toți furnizorii tăi, la flori, ambalaje, folie, panglici, îți trimit factura automat acolo.

În loc să intri zilnic pe portal, să descarci PDF-uri unul câte unul și să reintroduci datele, Superflori App se conectează la acel inbox și îți aduce facturile direct în aplicație. Conectarea la SPV se face o singură dată, cu certificatul tău digital, pentru că ANAF nu permite accesul decât după ce confirmi explicit. Apeși „Conectare cu ANAF”, îți selectezi certificatul, autorizezi permisiunile și gata.

NIR-ul se face singur din factura SPV

Acesta e momentul în care îți zici „de ce n-am avut asta mai demult”. Aplicația descarcă factura direct de la ANAF, extrage toate datele (furnizor, articole, cantități, prețuri, TVA) și pre-completează un NIR.

Practic, fiecare linie din factură devine un rând în NIR. Furnizorul, numărul și data, cantitatea, prețul de achiziție, cota TVA, toate trase automat din factură. Transportul se distribuie proporțional pe articole.

Singurul lucru pe care îl completezi tu: prețul de vânzare pentru fiecare articol. Un sfat din ghidul aplicației: pentru flori tăiate, un adaos de 2x–3x e sănătos, ca să-ți acopere și costurile indirecte.

Când salvezi NIR-ul, aplicația face restul singură:

• Creează documentul NIR cu un număr unic.
• Adaugă articolele în catalogul tău dacă sunt noi, sau actualizează stocul dacă există deja.
• Marchează factura SPV ca prelucrată, ca să nu-ți mai sugereze să faci NIR de două ori pe aceeași factură.

Facturi emise: le trimiți la ANAF direct din aplicație

Pentru clienții persoane juridice (B2B), emiți factura și o transmiți direct la ANAF prin e-Factura, fără export și upload manual. Crearea are două etape clare: întâi completezi formularul și salvezi, apoi o trimiți. Salvare nu înseamnă trimitere, iar factura are efect fiscal oficial doar după ce ANAF o confirmă cu statusul „validată”.

Aplicația îți ușurează munca pe parcurs:

• Completezi CUI-ul clientului, iar aplicația interoghează automat ANAF și precompletează numele, adresa, orașul, județul și statusul TVA.
• Seria și numărul se completează automat, dar rămân editabile, și trebuie să fie unice, pentru că ANAF respinge duplicatele.
• Înainte de trimitere, aplicația validează intern datele firmei tale, ale clientului și liniile facturii. Dacă ceva nu e în regulă, vezi lista de erori și nu trimiți o factură greșită.
• Urmărești statusul fiecărei facturi: în așteptare, depusă, în prelucrare, validată sau cu erori de validare.

Iar dacă ai greșit ceva pe o factură deja validată? O factură validată nu se șterge, așa cere legea. Dar aplicația generează automat o factură de storno: număr secvențial nou, dată curentă, liniile cu valori negative și referința la factura originală, exact cum cere ANAF. Tu doar o trimiți.

Proces verbal de distrugere pentru florile nevândute

Asta e o durere pe care doar floriștii o înțeleg. Florile se ofilesc. Folia se rupe. Produsele expiră. Iar marfa care iese din stoc, chiar și aruncată, trebuie să aibă un document. Altfel ANAF poate considera marfa vândută ilegal și te impozitează pe ea.

Procesul verbal de distrugere rezolvă fix asta. Și bonus: scoți din cost valoarea pierdută, deci îți reduce profitul impozabil cu exact suma aruncată.

În aplicație, îl generezi pornind de la un NIR. Intri în „Gestiune → NIR-uri”, selectezi NIR-ul cu marfa deteriorată și apeși „Generează PV Deteriorare”. Formularul îți arată toate articolele din NIR, iar tu completezi doar cantitatea deteriorată pentru articolele afectate. Aplicația verifică să nu treci mai mult decât ai în NIR, completează automat numărul procesului verbal și data, iar la salvare scoate cantitățile din stoc. Curat și pe acte.

Ce înseamnă asta pentru afacerea ta cu flori

Se reduce la trei lucruri: timp, conformitate și control.

Timp, pentru că o comandă o faci în sub un minut, iar NIR-ul aproape că se face singur din factura SPV. Orele alea le dai înapoi buchetelor, nu hârtiilor.

Conformitate, pentru că e-Factura e obligatorie pentru B2B și nu mai e ceva de care să-ți fie frică. Aplicația ține pasul cu ANAF, tu îți vezi de florărie.

Control, pentru că vezi profitul pe fiecare rețetă și fiecare comandă și știi exact ce intră, ce iese și ce s-a distrus. Datele curate care ies de aici sunt fix cele de care are nevoie contabilitatea magazinului de flori la sfârșit de lună.

Un singur lucru de știut din start: aplicația nu emite bonuri fiscale și nu se conectează la casa de marcat. Pentru vânzările cash către persoane fizice, bonul fiscal rămâne separat. În rest, partea grea de gestiune și e-Factura e acoperită.

Cum începi

Dacă te-ai recunoscut în florarul de la începutul articolului, cel cu caietul și portalul ANAF deschis până seara, atunci merită să arunci o privire. Superflori App face parte din ecosistemul Superflori X, construit de la floriști pentru floriști, și are ghiduri pas cu pas pentru fiecare lucru.

Intră pe app.superflori.com/ajutor și vezi singur cum arată. Florile le faci tu frumoase. De hârtii are grijă aplicația.